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O Programa 5 S

Origens

 

O "Programa 5S" foi concebido por Kaoru Ishikawa em 1950, no Japão do

pós-guerra, provavelmente inspirado na necessidade, que havia então, de

colocar ordem na grande confusão a que ficou reduzido o país após sua derrota

para as forças aliadas. O Programa demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador

das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal

instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país.

 

Objetivos

 

O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizações e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionários, diminuindo desperdícios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituições.

 

O que é o Programa "5S"

 

O "Programa 5S" ganhou esse nome devido às iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco etapas do programa. Essas palavras e suas versões para o português são apresentadas abaixo:

Seiri- DESCARTE: Separar o necessário do desnecessário.

Seiton- ARRUMAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar.

Seisso- LIMPEZA: Limpar e cuidar do ambiente de trabalho.

Seiketsu- SAÚDE: Tornar saudável o ambiente de trabalho.

Shitsuke- DISCIPLINA: Rotinizar e padronizar a aplicação dos "S" anteriores.

O Programa 5S

 

5S é o programa da Qualidade Total que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina dos funcionários de uma organização. 

 

Surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª  Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5S foi um dos fatores da recuperação das empresas japonesas e  da implantação da Qualidade Total no país. Demonstrou ser tão eficaz que até hoje é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e da produtividade utilizado no Japão. As empresas japonesas consideram indispensável a aplicação do Programa 5S para a plena consolidação do gerenciamento pela Qualidade Total de seus empreendimentos. Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes das organizações, ocasionando melhor qualidade de vida dos funcionários, redução de custos e desperdícios e aumento da produtividade das organizações.

 

Este programa tem como objetivo principal promover a alteração do comportamento das pessoas, proporcionando total reorganização da empresa através da eliminação de materiais obsoletos, identificação dos materiais, execução constante de limpeza no local de trabalho, construção de um ambiente que proporcione saúde física e mental e manutenção da ordem implantada. Aponta para a melhoria do desempenho global da organização. Sabe-se que a maior dificuldade da implantação efetiva de um programa de qualidade é a mudança cultural das pessoas que compõem a organização, em todos os níveis hierárquicos. Barreira imposta que foi caracterizada como paradigma a ser rompido com o tempo e com a persistência.

 

O Programa 5S não é um instrumento que assegura qualidade à organização; é apenas uma ferramenta associada à filosofia de qualidade que auxilia na  criação de condições necessárias à implantação de projetos de melhoria contínua. É um sistema que organiza, mobiliza e transforma pessoas e organizações. No Brasil é também conhecido como “Housekeeping” (conservação da casa).

 

Os custos desse programa são baixos. É um pequeno investimento que traz grandes benefícios. Como a implantação do 5S visa à qualidade de vida do indivíduo, compatibilizando os recursos disponíveis com as atividades que desenvolvem, a qualidade de vida está diretamente relacionada com o uso correto dos recursos à sua disposição.

 

Os cinco sensos da qualidade

 

Segundo Houaiss (2001), senso é a faculdade de julgar, de sentir, de apreciar. Portanto, nunca se implementa um senso, mas se planta e se cultiva, através de um processo educativo.

 

A denominação 5S vem das iniciais das 5 palavras de origem japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que são as máximas do movimento.

Foi adequado à língua portuguesa na forma de 5  sensos: de seleção (descarte), de organização (ordenação), de limpeza (saúde), de padronização (sistematização) e de autodisciplina (manutenção da ordem). 

 

Seiri: Senso de seleção, utilização, descarte, arrumação. 

 

Significa identificar e separar tudo o que é necessário do que é desnecessário no local de trabalho, dando um destino para aquelas que deixaram de ser  úteis para o fim desejado e agrupando os objetos necessários por ordem de importância, inclusive eliminado tarefas desnecessárias. Possibilita melhor organização do local, criação de novos espaços, diminuição da perda de tempo e desperdício de recursos. 

 

Para a arrumação do setor devemos: classificar  os itens (necessários e desnecessários), verificar a freqüência de uso e dar a destinação dos itens de acordo com a freqüência de uso. De acordo com o SEBRAE (2000) esta fase tem como lema: “A gente faz o ambiente”.

A fase do descarte tem como benefícios:

 

 Reduzir a necessidade de espaço físico, de estoque e de gasto com sistema de armazenamento.

 Facilitar o arranjo físico, o controle de produção e a execução do trabalho no tempo previsto.

 Diminuir o desperdício de material.

 Reduzir custos e acidentes.

 

Seiton: Senso de ordenação, organização, sistematização. 

 

Significa colocar cada objeto no seu único e exclusivo lugar, dispostos de forma correta, agrupando por tipo, cor, etc., para que possam ser utilizados prontamente. Refere-se à disposição sistemática dos objetos com excelente comunicação visual utilização  de etiquetas para identificação dos locais, dos objetos, das tarefas, no material adotado para uso do setor, a fim de que se possam manter as coisas do jeito que devem ser. Possibilita organizar seu local de trabalho e promover ações que facilitem o trabalho através da identificação dos materiais, locais e tarefas, para que todos saibam onde o material está.

 

Segundo o SEBRAE (2000) esta fase tem como lema: “Um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar”.

A fase da ordenação tem como benefícios:

 

Propiciar melhor aproveitamento dos espaços existentes.

Proporcionar rapidez e facilidade na busca de itens.

Evitar desperdício de material e reduzir custos.

Contribuir para o aumento da motivação e da produtividade das pessoas.

Propiciar maior racionalização do trabalho.

Tornar o ambiente de trabalho funcional e agradável.

 

Seiso: Senso de limpeza, zelo.

 

Significa eliminar a sujeira e as fontes de sujeira para construir um ambiente de trabalho limpo e agradável que proporcione segurança e qualidade de vida (saúde física e mental) das pessoas, lembrando sempre do dito popular: “O ambiente mais limpo não é o que mais se limpa, mas sim o que menos se suja”.  Cada um limpa sua própria área de trabalho e é consciente das vantagens de não sujar. Segundo Calegare (1999) para determinação das causas é interessante que se pergunte sempre o “por que” (“Por que estava sujo?”; “Por que não havia lixeiras?”; “Por que as lixeiras não foram incluídas no planejamento?”).  

 

Segundo o SEBRAE (2000) essa fase tem como lema: “O ambiente faz a gente”. 

Os benefícios da limpeza são:

 

 Proporcionar o aumento da auto-estima e da disposição da equipe gerando produtividade.

 Favorecer o companheirismo, a amizade e o bom-humor da equipe.

 Propiciar a satisfação e eficiência das pessoas.

 Evitar danos à saúde da equipe e gastos com doenças.

 Evitar perdas de material.

 Evitar danos a equipamentos.

 Melhorar a imagem interna e externa da empresa.

 Reduzir condições inseguras.

 

Seiketsu: Senso de asseio, de saúde, higiene.

 

Refere-se à execução dos 3 sensos anteriores de forma sistematizada, ou seja, manter o descarte, a organização e implantar o padrão de limpeza de forma contínua, com a preocupação e atenção com a própria saúde física, mental e emocional. Resulta da padronização das atividades anteriores de forma sistematizada com manutenção e monitoração dos estágios já alcançados para que não retrocedam. Para tal gerenciamento dá-se ênfase na manutenção da padronização adotada. O objetivo da padronização é fazer com que todas as tarefas sejam cumpridas voluntária e rotineiramente da mesma forma, para que os resultados sejam sempre aqueles esperados, a fim de melhorar o desempenho da organização (CALEGARE, 1999). É o ponto alto do método.

 

É preciso que haja um sólido compromisso de toda a equipe para a mudança de hábito, a fim de que as boas condições sejam mantidas. Isso implica em educação das pessoas. 

 

Segundo o SEBRAE (2000) essa fase tem como lema: “O compromisso de cada um é com todos”.  

Os benefícios da conservação são:

 

Melhoria contínua do ambiente de trabalho.

Racionalização do tempo.

Incentivo à criatividade das pessoas envolvidas.

Melhoria da produtividade.

Base para a Qualidade Total.

 

Shitsuke: Senso de autodisciplina, educação, manutenção da ordem, comprometimento. 

 

Significa ser responsável pela qualidade de seu trabalho e de sua vida, buscando melhoria sempre, ao cumprir rigorosamente os padrões técnicos, éticos e morais, normas e tudo o que for estabelecido pela organização onde trabalha. É o pacto da qualidade onde todos assumem o compromisso de manter as normas, prazos e acordos estabelecidos nas fases anteriores, a fim de aperfeiçoar e dar continuidade ao Programa. Faz parte do comportamento ético respeitar o acordo estabelecido e cumprir todos os compromissos para não desapontar o cliente.

 

É um hábito consciente e voluntário para manter  e praticar corretamente o que foi determinado nos procedimentos operacionais estabelecidos pela organização. É a base para a harmonia das atividades previstas nos 4S anteriores. O hábito de fazer as coisas que devem ser feitas deve ser desenvolvido, e nem sempre a maneira mais fácil é a mais correta.

 

Segundo o SEBRAE (2000) esta fase tem como lema: “Água que corre não cria lodo”.

Os benefícios da disciplina são:

 

 Melhoria das relações humanas.

 Favorecimento do trabalho em equipe.

 Confiabilidade e credibilidade das informações.

 Eliminação do desperdício.

 Dignificação do ser humano.

 Facilidade de execução de todas as tarefas.

 Cumprimento dos requisitos de qualidade.

 

Esta metodologia é a mais recomendada por atuar principalmente com a eliminação de desperdício, com alteração da mentalidade das pessoas, com interação entre patrão/empregado/cliente e por estimular a reflexão da qualidade dos serviços e produtos e da qualidade de vida. 

 

O Padrão de Qualidade terá sido atingido se todos os procedimentos adotados nas 5 fases do Programa 5S estiverem documentados, ou fotografados, para  que se possa comparar a situação anterior com a atual.

 

O Programa 5S é basicamente a determinação de arrumar e organizar um local de trabalho, de manter arrumado e limpo, de manter as condições padronizadas e a disciplina necessária para realizar um bom trabalho. Organização, arrumação e limpeza referem-se às atividades de pessoas, padronização refere-se à execução das anteriores de forma sistematizada; e, disciplina refere-se à manutenção da nova ordem estabelecida. Para utilizar o 5S é necessário que se tenha uma metodologia de implementação correta, para almejar ganhos maiores em termos de motivação, criatividade, produtividade e lucratividade.

Se o líder e a equipe não tiverem motivação certamente cairão na acomodação, que vem acompanhada de regressão e tudo o que foi implantado vai por “água abaixo”. Aliás o próprio nome é Qualidade Total e não Qualidade Parcial. “A Qualidade Total só pode ser atingida se houver trabalho em grupo, com plena integração entre os colaboradores em todos os níveis da organização” (CALEGARE, 1999, p. 48) e com diálogo amplo e franco. As barreiras devem ser eliminadas, sejam elas físicas ou mentais.

 

A metodologia utilizada para auxiliar no planejamento e na aplicação em todas as etapas pode ser o Método 5W e1H, a saber:

 

WHY (Por quê?) – Para organizar o setor de trabalho.

WHAT (O quê?) – Acervo e material de consumo diário.

HOW (Como?) – Selecionando o que usa e separando o que não usa.

WHO (Quem?) – Todos os funcionários do setor.

WHERE (Onde?) – No próprio setor de trabalho.

WHEN (Quando?) – De 3 a 31 de Janeiro (por exemplo).

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