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Desenvolvimento de Negócios - 2

Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada

              

As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint,

 OO Impress e outros programas especializados) são um dos males

 do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao 

ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais 

freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem

 e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador

 pretendia.

            Há muitas razões para isso, mas algumas das mais comuns

 estão ligadas à perda do foco de quem as prepara: ao invés de

 construir as transparências como um complemento à sua

 comunicação verbal com a platéia, acaba procurando

 transformá-las em uma boa apostila com conteúdo que possa

 ser consultado posteriormente, em forma impressa, pela audiência,

 ou ainda em um bom apoio à sua própria capacidade de memorizar

 tudo o que terá que dizer.

            São razões nobres, sem dúvida – mas nem sempre são compatíveis com uma boa apresentação. Se você quer criar um excelente material audiovisual, preparar uma boa apostila com resumo para a consulta posterior e um índice adequado para não esquecer nenhum ponto durante a apresentação, fará muito melhor se criar 3 documentos, e não tentar condensá-los em um só. A platéia, acordada e atenta, agradece!


            Existem muitos textos na web propondo formas de criar apresentações efetivas, e o que eu vou escrever a seguir é um apanhado geral de vários deles, referenciados ao final. Nada disso é científico: são opiniões e propostas. Sinta-se à vontade para adaptá-las ou complementá-las. E, se possível, compartilhe as suas dicas também, ajudando a livrar o mundo da maldição das apresentações insuportáveis!

A regra dos 10/20/30: esta regra foi proposta inicialmente pelo investidor Guy Kawazaki, e é uma jóia em sua simplicidade. Segundo ele, nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30. Se você não tiver tempo de ler nenhuma das outras dicas, procure seguir esta regra, e já estará com meio caminho andado.

Outras dicas:

  1. Os slides não são a apresentação. Nunca esqueça que a atenção deve estar em você, e não nos slides. Você não deseja competir com eles pela atenção do seu público;

  2. Siga uma seqüência lógica. Se possível, comece rabiscando num papel quais os pontos que você precisa abordar.

  3. Seja legível. Se você vai escrever algo no slide, todo mundo precisa conseguir ler. Mas escreva o mínimo possível. Use fontes sem serifa (Arial, Verdana, Helvetica…) nos títulos, e serifadas (Garamond, Goudy, Palatino…) no conteúdo.

  4. Slide não é relatório. Se você precisar comunicar um longo conteúdo textual, imprima-o e entregue à platéia – se possível, antes do início da apresentação. Nos slides, sempre que possível, substitua as palavras por um gráfico ou imagem, para complementar o que você vai dizer.

  5. Menos é mais, especialmente quando estamos tratando de efeitos visuais e sonoros. Faça todos os itens do slide aparecerem ao mesmo tempo – ninguém na platéia espera ser surpreendido 90 vezes durante a sua apresentação.

  6. Distribua um folheto – antes! - a não ser que sua intenção seja fazer surpresas, distribuir um folheto com todos os slides ANTES da apresentação ajudará a manter as pessoas prestando atenção em você, e não no slide. Se você tem dúvidas se o público prestará atenção na apresentação se já tiver imagens de todos os slides em mãos antes da apresentação, há algo errado com a apresentação, ou com o público.

  7. Conheça as estatísticas – estudos recentes mostraram que apresentações de slides apenas com títulos, gráficos e imagens levam a uma retenção de conteúdo 28% maior que a dos slides tradicionais com listas de itens, e uma capacidade 78% maior de aplicar a informação recebida.

 

            Estas são as dicas que eu achei que valia a pena reunir. Se você tiver outras, compartilhe nos comentários. As platéias de todo o mundo agradecem!

 

Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho

            

A eficiência no escritório exige saber lidar com um suprimento inesgotável de distrações, mas mesmo quem trabalha em casa não está livre de uma série de obstáculos à produtividade.

            Muitas vezes, as próprias ferramentas nascidas para oferecer mais eficiência a seus usuários acabam se tornando em verdadeiros atoleiros em que a produtividade fica encalhada sem jamais sair: o telefone que toca sem parar, a dependência viciosa no e-mail, ou mesmo aquele condicionador de ar que faz excesso de barulho e prejudica a sua concentração sem você perceber.

 

            Fazendo um inventário de quais são as principais fontes de interrupção que prejudicam sua produtividade, você saberá quais devem ser tratadas primeiro, e quais as que são inescapáveis. E ao removê-las ou reduzi-las, o ganho não será apenas na eficiência pessoal: a redução no stress para realizar as mesmas tarefas terá reflexo também na sua qualidade de vida.

7 armadilhas que ameaçam sua produtividade todos os dias:

  1. Telefones: maiores vilões contra a concentração da maioria das pessoas, o telefone de mesa e o celular são algozes implacáveis, tocando em qualquer horário e sem levar em conta o que você está fazendo, ou qual o seu nível de foco. Não há proatividade que resista a um telefone que não pára de tocar. Se você puder, ou quando você puder, recorra a uma secretária eletrônica ou a uma pessoa que possa receber as chamadas e filtrá-las. Aprenda também a dizer as palavras mágicas: “Alô, eu estou em uma reunião que deve durar uns 25 minutos, posso te ligar em seguida?”

 

  1. Bate-papo do escritório: o convívio social é importante - e é até mesmo algo que as pessoas que passam a trabalhar em casa acabam sentindo falta - mas precisa ocorrer dentro de limites razoáveis. Alguns truques para não deixar a conversa sair do controle são: levantar-se no momento em que um interlocutor entrar em sua sala, e falar com ele de pé, evitando convidá-lo a sentar; não ter em sua sala iscas - itens exclusivos, que tendem a atrair visitas de colegas; não posicionar sua mesa de forma a sentir-se obrigado a cumprimentar toda pessoa que passa em frente à sua sala.

 

  1. MSN e outros mensageiros instantâneos: assim como o telefone, trata-se de uma família de ferramentas de produtividade que pode subverter sua função e virar um dreno de tempo. Se você usar este tipo de ferramenta profissionalmente, aprenda a usar seus recursos de status para definir os momentos em que você está ausente ou ocupado, e não irá ler ou responder a mensagens. E resista à tentação de interagir com o sistema se estiver ocupado com outra coisa.

 

  1. e-mail: Pouca gente pode abrir mão desta ferramenta de trabalho hoje, mas você pode torná-lo uma fonte de interrupção mais controlada se conseguir resistir e passar a manter desativada a verificação automática de e-mails (se for deixá-la ativada, faça com que seja a intervalos não menores que meia hora) e os alertas visuais e sonoros de chegada de novo e-mail - assim você irá olhar a caixa de entrada quando você quiser e puder, e não por uma interrupção a cada chegada de mensagem.

 

  1. Outras interrupções tecnológicas: Desligue a televisão, desative o alerta do leitor de RSS, acostume-se a deixar a playlist de MP3 tocar até o fim, sem ficar escolhendo novas músicas o tempo todo.

 

  1. Sua criatividade: Esteja preparado para o momento em que aquela idéia brilhante surgir bem no momento em que você esteja dedicado a outros afazeres. Tenha um bom bloco de notas e registre os pontos principais da idéia, para mais tarde se dedicar a ela - sem atrapalhar a tarefa na qual você está atuando no momento.

 

  1. Distrações do ambiente: olhe ao seu redor e encontre as fontes de distração visual ou auditiva. Remova-as sem piedade, e aproveite para deixar seu ambiente em ordem, mantendo visível apenas o que for relevante. Se não for possível remover fontes de barulho, procure mascará-las com algo que gere ruído branco ou um som suave.

 

Os 10 mandamentos do gerenciamento de projetos

I - Estreitarás teus escopos. Nada é pior do que um projeto interminável. Ele pode sugar todos os recursos e esgotar até mesmo a equipe mais motivada. Para manter os projetos firmes e orientados, concentre seus maiores esforços em projetos menores, que tenham entregas (”deliverables“) alcançáveis e que possam cumprir seus prazos. A longo prazo, uma série de vitórias pequenas tem mais impacto sobre a organização do que uma gigantesca orquestra sinfônica que nunca chega a tocar.

II - Não tolerarás equipes inchadas. Uma boa maneira de começar com o pé direito é garantir que a equipe do projeto terá o tamanho certo. Equipes maiores são mais difíceis de motivar e administrar, e as personalidades podem ficar no meio do caminho, atrapalhando o trabalho. Não existe um tamanho ideal para a equipe, mas uma boa regra empírica é ter uma pessoa para cada papel e um papel para cada pessoa. Se alguns integrantes tiverem que desempenhar mais de um papel, tudo bem - se você for errar o dimensionamento, erre a favor de uma equipe menor.

III - Exigirás dedicação de todas as áreas envolvidas. Se a área de TI aceitar um prazo apertado, mas parte dos documentos de projeto precisar ser aprovado pelas demais áreas da organização, e elas não estiverem comprometidas da mesma forma, o projeto acaba virando uma gincana. Se as áreas de negócio aceitam um prazo apertado, mas dependem de um aplicativo a ser desenvolvido pela área de TI, que não está comprometida da mesma forma, o projeto também acaba virando uma gincana. O gerente de projeto deve se posicionar de forma a que todas as áreas diretamente envolvidas no sucesso do projeto estejam comprometidas, e disponíveis na medida da necessidade, desde o princípio.

IV - Estabelecerás um comitê para analisar o andamento. O comitê de acompanhamento, qualquer que seja seu título oficial, é o corpo diretivo do projeto. Ao mesmo tempo em que lida com questões relacionadas às políticas e estratégias da empresa, ele pode e deve remover as lombadas e obstáculos do caminho do projeto. Um arranjo típico envolve reuniões quinzenais das áreas de gerência intermediária envolvidas no projeto, para analisar seu andamento e verificar como se envolver das formas descritas acima.

V - Não consumirás tua equipe. O ‘burnout’, ou esgotamento físico e mental dos membros da equipe, causado pelo stress e esforço das atividades, não é incomum. Fique atento às necessidades das pessoas e evite este efeito que reduz a efetividade da equipe - não planeje de forma que o envolvimento das pessoas vá exigir sacrifícios incomuns e continuados. Em particular, evite o efeito do envolvimento serial: o popular efeito “sempre os mesmos” - pessoas que se destacam por resolver bem os problemas que recebem, e assim acabam sendo envolvidos em mais projetos do que seria racional, gerando stress para elas, e disputa de recursos para os projetos.

VI - Buscarás apoio externo quando necessário. Adotar consultores em gerenciamento de projetos é uma forma de prevenir o esgotamento. Além de aumentar as equipes, os especialistas externos muitas vezes podem trazer valiosas novas idéias, perspectivas e energias. É essencial trazer o profissional certo no momento certo: especialistas nos aspectos técnicos e de mercado não são a mesma coisa que especialistas em gerenciamento de projetos. Considere as características do projeto e da equipe antes de definir o tipo de apoio externo necessário.

VII - Darás poder às tuas equipes. Equipes de projeto que já estejam se esforçando para cumprir seus escopos e prazos não precisam ter preocupações adicionais com questões formais como o preenchimento de formulários de registro de atividades para seus departamentos, ou participação em reuniões periódicas de seu órgão de origem. Ao invés disso, eles devem ter o poder discricionário de dedicar-se às atividades essenciais e que agregam valor ao projeto, e a estrutura deve se esforçar para adaptar-se a estas condições. Mas é importante que os membros da equipe correspondam a esta confiança, saibam claramente o que se espera deles e de que forma devem usar sua iniciativa.

VIII - Usarás ferramentas de gerenciamento de projetos. Tarefas mundanas de gerenciamento de projetos podem ser automatizadas. Procure ferramentas que ofereçam acompanhamento do andamento, gerenciamento de tarefas, gerenciamento do fluxo de trabalho e análise de recursos, e que funcionam em uma plataforma de Intranet que promova o compartilhamento e a comunicação. Mas lembre-se de que usar tecnologias que acrescentem uma camada extra de complexidade a um projeto já desafiador por si pode não ser uma boa idéia.

IX - Reconhecerás o sucesso. Todos os participantes do projeto devem ser reconhecidos de forma positiva pelo esforço que praticaram. As recompensas não precisam ser extravagantes. É fundamental que a origem real do reconhecimento - seja a Presidência, a direção da filial regional, o principal patrocinador do projeto ou o seu gerente - fique clara para todos, e que se manifeste de forma tão individual e personalizada quanto possível.

X - Não tolerarás gambiarras. Políticas sólidas de gerenciamento de projetos devem eliminar antecipadamente a tentação de recorrer a alternativas rápidas e rasteiras, que só levam a erros, desperdício, retrabalho e frustração.

 Síndrome de Burnout

            A Síndrome de Burnout é um termo psicológico que descreve o estado de exaustão prolongada e diminuição de interesse, especialmente em relação ao trabalho. O termo burnout (do inglês "combustão completa") descreve principalmente a sensação de exaustão da pessoa acometida.

            Burnout é geralmente desenvolvida como resultado de um período de esforço excessivo no trabalho com intervalos muito pequenos para recuperação, mas alguns consideram que trabalhadores com determinados traços de personalidade (especialmente de neuroses) são mais suscetíveis a adquirir a síndrome. Pesquisadores parecem discordar sobre a natureza desta síndrome. Enquanto diversos estudiosos defendem que burnout refere-se exclusivamente a uma síndrome relacionada à exaustão e ausência de personalização no trabalho, outros percebem-na como um caso especial da depressão clínica mais geral ou apenas uma forma de fadiga extrema (portanto omitindo o componente de despersonalização).

            Trabalhadores da área de saúde são freqüentemente propensos ao burnout. Esses profissionais, encontraram que aqueles que tem freqüentes interações intensas ou emocionalmente carregadas com outros estão mais suscetíveis. Os estudantes são também propensos ao burnout nos anos finais da escolarização básica (ensino médio) e no ensino superior; curiosamente, este não é um tipo de burnout relacionado com o trabalho, talvez isto seja melhor compreendido como uma forma de depressão. Os trabalhos com altos níveis de stress podem ser mais propensos a causar burnout do que trabalhos em níveis normais de stress. Taxistas, bancários, controladores de tráfego aéreo, músicos, professores e artistas parecem ter mais tendência ao burnout do que outros profissionais. Os médicos parecem ter a proporção mais elevada de casos de burnout (de acordo com um estudo recente no Psychological Reports, nada menos que 40% dos médicos apresentavam altos níveis de burnout)

            A chamada Síndrome de Burnout é definida por alguns autores como uma das conseqüências mais marcantes do estresse profissional, e se caracteriza por exaustão emocional, avaliação negativa de si mesmo, depressão e insensibilidade com relação a quase tudo e todos (até como defesa emocional).

                        O termo Burnout é uma composição de burn=queima e out=exterior, sugerindo assim que a pessoa com esse tipo de estresse consome-se física e emocionalmente, passando a apresentar um comportamento agressivo e irritadiço.

            Essa síndrome se refere a um tipo de estresse ocupacional e institucional com predileção para profissionais que mantêm uma relação constante e direta com outras pessoas, principalmente quando esta atividade é considerada de ajuda (médicos, enfermeiros, professores).

            Outros autores, entretanto, julgam a Síndrome de Burnout algo diferente do estresse genérico. Para nós, de modo geral, vamos considerar esse quadro de apatia extrema e desinteresse, não como sinônimo de algum tipo de estresse, mas como uma de suas conseqüências bastante sérias.

            De fato, esta síndrome foi observada, originalmente, em profissões predominantemente relacionadas a um contacto interpessoal mais exigente, tais como médicos, psicólógos, carcereiros, assistentes sociais, comerciários, professores, atendentes públicos, enfermeiros, funcionários de departamento pessoal, telemarketing e bombeiros. Hoje, entretanto, as observações já se estendem a todos profissionais que interagem de forma ativa com pessoas, que cuidam ou solucionam problemas de outras pessoas, que obedecem técnicas e métodos mais exigentes, fazendo parte de organizações de trabalho submetidas à avaliações.

            Definida como uma reação à tensão emocional crônica gerada a partir do contato direto, excessivo e estressante com o trabalho, essa doença faz com que a pessoa perca a maior parte do interesse em sua relação com o trabalho, de forma que as coisas deixam de ter importância e qualquer esforço pessoal passa a parecer inútil.

            Entre os fatores aparentemente associados ao desenvolvimento da Síndrome de Burnout está a pouca autonomia no desempenho profissional, problemas de relacionamento com as chefias, problemas de relacionamento com colegas ou clientes, conflito entre trabalho e família, sentimento de desqualificação e falta de cooperação da equipe.

            Os autores que defendem a Síndrome de Burnout como sendo diferente do estresse, alegam que esta doença envolve atitudes e condutas negativas com relação aos usuários, clientes, organização e trabalho, enquanto o estresse apareceria mais como um esgotamento pessoal com interferência na vida do sujeito e não necessariamente na sua relação com o trabalho. Entretanto, pessoalmente, julgamos que essa Síndrome de Burnout seria a conseqüência mais depressiva do estresse desencadeado pelo trabalho.

            Burnout é uma das conseqüências mais marcantes do estresse profissional, caracterizando-se geralmente por exaustão emocional, avaliação negativa de si mesmo, depressão e insensibilidade com relação a quase tudo e todos (até como defesa emocional).

            O esgotamento (não apenas profissional) das pessoas, causado por sua ocupação ou atividade é uma situação cada vez mais comum, e vem recebendo da psicologia e medicina o nome de síndrome de burnout (do inglês, significando combustão completa).

 

            A síndrome de burnout vai além do stress, e chega ao esgotamento: a sensação de exaustão da pessoa acometida. A descrição da Wikipédia ajuda a caracterizar:

            A chamada Síndrome de Burnout é definida por alguns autores como uma das conseqüências mais marcantes do estresse profissional, e se caracteriza por exaustão emocional, avaliação negativa de si mesmo, depressão e insensibilidade com relação a quase tudo e todos (até como defesa emocional).

            Burnout é geralmente desenvolvida como resultado de um período de esforço excessivo no trabalho com intervalos muito pequenos para recuperação, mas alguns consideram que trabalhadores com determinados traços de personalidade (especialmente de neuroses) são mais suscetíveis a adquirir a síndrome. Pesquisadores parecem discordar sobre a natureza desta síndrome. Enquanto diversos estudiosos defendem que burnout refere-se exclusivamente a uma síndrome relacionada à exaustão e ausência de personalização no trabalho, outros percebem-na como um caso especial da depressão clínica mais geral ou apenas uma forma de fadiga extrema (portanto omitindo o componente de despersonalização).

Se você se sente no caminho do esgotamento, pode haver uma solução, como veremos a seguir.

 

 

Prevenindo e combatendo o stress e burnout

            O esgotamento no ambiente de trabalho nem sempre é irreversível. Para os aspectos médicos ou psicológicos você deve consultar um profissional habilitado que possa analisar o seu caso específico e lhe oferecer um tratamento; já para os aspectos do próprio ambiente profissional, muitas vezes há alternativas que você pode buscar sozinho.

            Nem todo mundo pode se dar ao luxo de mudar suas rotinas no trabalho. Mas verifique as dicas abaixo, e reflita sobre a possibilidade de adaptá-las à sua situação.

  • Tire férias assim que possível. Tire 10 dias ou duas semanas de férias, e use para recarregar as energias. Se não for época de ir para a praia ou não puder viajar, simplesmente dedique-se a atividades de que você gosta e que não estava podendo fazer devido ao trabalho ou à preocupação constante.

  • Faça um balanço de suas atividades. Coloque na coluna dos ativos aquelas tarefas que você gosta de fazer ou que o fazem se sentir produtivo, e na dos passivos as que você ativamente desgosta, ou que lhe parecem inúteis ou sem valor. Reflita sobre o saldo geral desta conta,

  • Seja seletivo durante 2 semanas. Se estiver ao seu alcance, responsavelmente dê prioridade às tarefas que fazem você se sentir produtivo e genuinamente contribuindo para o sucesso de sua atividade, mesmo que isso signifique que as outras vão se acumular um pouco. Ou pelo menos altere o equilíbrio da sua distribuição de tempo em favor das tarefas “positivas”. Esta pausa para respirar pode prevenir o esgotamento, mesmo que depois você ainda vá ter de resolver as pendências que criou.

  • Reduza o tempo dedicado a tarefas secundárias “negativas”. Não gosta de ler e-mail? Passe a ler apenas no começo de cada turno. Odeia a burocracia? Deixe acumular tanto quanto responsavelmente possível, e aí faça o lote todo de uma vez. Não há como evitar estas tarefas seciundárias, mas você pode restringir o tempo dedicado a elas.

            O artigo do The Simple Dollar tem mais dicas (e eu sugiro a leitura), mas termina com uma reflexão importante (embora potencialmente mais fácil de fazer em uma economia aquecida e com boa oferta de emprego): um trabalho que torne miserável a sua vida não vale a pena.

            Eles querem dizer o óbvio: é importante tentar corrigir os problemas na sua situação, mas se não houver sucesso, às vezes vale a pena começar a atualizar o currículo e procurar uma oportunidade de seguir em frente. Leve em conta a sua qualificação e o momento em que você se encontra na sua carreira, e avalie bem suas opções, à luz até mesmo dos efeitos sobre sua saúde e sua família!

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